Bộ phận Operation đóng vai trò quan trọng trong vận hành và phát triển của một doanh nghiệp. Vậy Op là gì trong công ty? Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết về bộ phận Operation, nhiệm vụ, các vị trí công việc phổ biến, yêu cầu cần có và so sánh với bộ phận BackOffice.
Op là gì? Định nghĩa bộ phận Operation
Trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, Operation (Op) là tên của bộ phận vận hành. Bộ phận này chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chiến lược và định hướng hoạt động sản xuất, kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn. Mục tiêu của Op là đảm bảo các quy trình và hoạt động được thực hiện hiệu quả, đáng tin cậy và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Dù hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, sản xuất, nhà hàng hay cung cấp dịch vụ, việc quản lý và tổ chức các hoạt động hiệu quả là điều bắt buộc. Tuy nhiên, mỗi hoạt động sẽ khác nhau tùy vào lĩnh vực kinh doanh và giai đoạn hoạt động của doanh nghiệp. Op đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp thông qua:
- Quản lý hoạt động sản xuất: Điều phối và quản lý quá trình sản xuất, kiểm soát chất lượng đến quản lý nhân lực để đảm bảo sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ đáp ứng được yêu cầu của thị trường.
- Quản lý chuỗi cung ứng: Đảm bảo sự liên kết và hoạt động liên tục giữa các đối tác cung ứng và khách hàng. Điều phối quá trình mua hàng, quản lý hàng tồn kho, vận chuyển và phân phối sản phẩm.
- Quản lý dịch vụ khách hàng: Xây dựng và duy trì quy trình và hệ thống hỗ trợ khách hàng, từ tiếp nhận yêu cầu, giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại đến cung cấp dịch vụ hậu mãi và bảo hành.
- Quản lý quy trình và công nghệ: Phân tích, tối ưu hóa và quản lý quy trình làm việc và ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu suất và hiệu quả trong các hoạt động của tổ chức.
- Quản lý chất lượng: Đảm bảo tuân thủ các quy chuẩn và quy trình chất lượng, kiểm soát và đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Các vị trí công việc phổ biến thuộc bộ phận Operation
Operation Executive
Operation Executive là một phần trong bộ phận Operation. Vị trí này chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, đảm bảo hiệu quả và tuân thủ các quy trình, chính sách của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của Operation Executive bao gồm: quản lý kho, giám sát sản xuất, giải quyết sự cố, xử lý chứng từ và báo cáo hoạt động.
Product Operation Executive
Product Operation Executive phụ trách thực hiện các hoạt động liên quan đến sản phẩm, từ khởi tạo, triển khai đến quản lý trong suốt vòng đời sản phẩm.
Nhiệm vụ chính bao gồm: xây dựng kế hoạch, điều phối, giám sát công việc, xử lý vấn đề vận hành, cải tiến quy trình, đo lường hiệu quả và phối hợp giải quyết chi phí phát sinh.
E-commerce Operations Executive
E-commerce Operations Executive phụ trách quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh thương mại điện tử của công ty.
Nhiệm vụ bao gồm: quản lý cửa hàng trên sàn thương mại điện tử, xử lý vấn đề liên quan đến sàn, quản lý tồn kho và giá cả, chăm sóc khách hàng, triển khai chương trình khuyến mãi, tổng hợp số liệu bán hàng và báo cáo.
Operation Manager
Operation Manager là vị trí quản lý Bộ phận Operation, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của một tổ chức.
Công việc của Operation Manager bao gồm: quản lý nguồn lực, điều hành và giám sát quy trình sản xuất, cung ứng, vấn đề hàng tồn kho, đảm bảo tuân thủ quy định an toàn và báo cáo hoạt động.
Operation Support
Operation Support đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và duy trì hoạt động của tổ chức.
Nhiệm vụ thường bao gồm: hỗ trợ kỹ thuật, quản lý hệ thống, giám sát, bảo trì và hỗ trợ khách hàng. Vị trí này yêu cầu kiến thức về công nghệ, quy trình hoạt động, khả năng làm việc độc lập, quản lý thời gian và giải quyết vấn đề hiệu quả.
Các nhiệm vụ chính của bộ phận Operation
Xây dựng và thực hiện các kế hoạch kinh doanh
Bộ phận Operation xây dựng kế hoạch kinh doanh và các chiến lược ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, đảm bảo phù hợp với mục tiêu và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Họ cũng triển khai, giám sát, đánh giá hiệu quả và đưa ra giải pháp khắc phục nếu kế hoạch không đạt mục tiêu.
Triển khai kế hoạch phát triển thị trường, tiếp thị sản phẩm
Bộ phận Operation đẩy mạnh các hoạt động tiếp thị sản phẩm, phát triển thị trường để đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Họ đưa ra đề xuất về việc mở rộng thị trường hoặc phát triển sản phẩm mới, đồng thời tương tác với khách hàng để thu thập phản hồi và cải tiến hoạt động sản xuất và dịch vụ.
Thực hiện các chính sách đào tạo đội ngũ nhân sự
Bộ phận Operation đề xuất và tham gia xây dựng kế hoạch đào tạo, xác định kỹ năng và kiến thức cần cải thiện hoặc phát triển cho nhân viên.
Nhiệm vụ của bộ phận Operation trong các lĩnh vực khác nhau
Lĩnh vực bán lẻ
Nhiệm vụ chính của Operation trong bán lẻ là quản lý số lượng hàng tồn kho tối ưu, xem xét số lượng hàng hóa bán ra, mặt hàng bán chạy và không được ưa chuộng, thương lượng giá tốt hơn hoặc các điều khoản mua hàng tốt hơn từ nhà cung cấp.
Lĩnh vực sản xuất
Trong lĩnh vực sản xuất, Operation xem xét cách nhập hàng, lưu trữ, cách thức sản xuất và vận chuyển hiệu quả, tìm cách sản xuất đơn hàng lớn để tiết kiệm thời gian, đơn giản hóa quá trình sản xuất, vận chuyển tiết kiệm chi phí và đàm phán với nhà cung cấp để cải thiện hiệu quả sản phẩm.
Lĩnh vực dịch vụ
Operation trong lĩnh vực dịch vụ tập trung vào việc giải quyết vấn đề của khách hàng và đáp ứng sự hài lòng của họ.
Lĩnh vực nhà hàng
Operation trong lĩnh vực nhà hàng quản lý hàng tồn kho, quá trình thu mua, chuẩn bị thực phẩm, đồ uống, đảm bảo dịch vụ và trải nghiệm khách hàng tốt. Họ tìm cách hợp lý hóa các hoạt động, ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, đảm bảo độ tươi ngon của thực phẩm và đào tạo nhân viên.
So sánh giữa bộ phận Operation và bộ phận BackOffice
| Yếu tố so sánh | Bộ phận Operation | Backoffice |
|---|---|---|
| Vị trí | Trực tiếp tham gia vào hoạt động vận hành cốt lõi | Hỗ trợ và xử lý các hoạt động hậu trường |
| Nhiệm vụ | Quản lý sản xuất, cung ứng, dịch vụ khách hàng | Quản lý tài chính, nhân sự, hành chính, hỗ trợ công nghệ |
| Hoạt động | Vận hành sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, dịch vụ | Hỗ trợ quản lý tài chính, quản lý nhân sự, hành chính |
| Trọng tâm | Hoạt động hàng ngày và trực tiếp với khách hàng | Hoạt động nội bộ, hỗ trợ cho các bộ phận khác |
| Đặc điểm | Tập trung vào quy trình và hiệu suất sản xuất | Tập trung vào hỗ trợ và quản lý nội bộ |
| Tác động lên khách hàng | Có tác động trực tiếp lên khách hàng | Có tác động gián tiếp thông qua hỗ trợ nội bộ |
| Loại công việc | Công việc liên quan đến vận hành và sản xuất | Công việc hỗ trợ như quản lý tài chính, nhân sự, hành chính |
| Tầm nhìn và mục tiêu | Tập trung vào hoạt động hàng ngày và vận hành cốt lõi | Tập trung vào hỗ trợ và quản lý nội bộ |
| Liên kết với bộ phận khác | Liên kết chặt chẽ với Marketing, Kinh doanh, Dịch vụ khách hàng | Liên kết chủ yếu với Kế toán, Nhân sự, IT |
Bảng trên chỉ mang tính chất chung và thể hiện một số điểm khác biệt cơ bản giữa hai bộ phận Operation và BackOffice. Vai trò và nhiệm vụ của hai bộ phận này có thể có sự khác biệt tùy thuộc vào ngành công nghiệp và cơ cấu tổ chức cụ thể.
Yêu cầu cần có của bộ phận Operation
Các kỹ năng cần trang bị
Bộ phận Operation cần trang bị các kỹ năng giao tiếp, lập kế hoạch, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề.
Chuyên môn
Tùy vào vị trí ứng tuyển, yêu cầu về bằng cấp và trình độ chuyên môn sẽ khác nhau. Chuyên môn liên quan đến chuỗi cung ứng, sản xuất, quản lý dự án, kiểm soát chất lượng, dịch vụ,… là rất cần thiết.
Kinh nghiệm
Kinh nghiệm là nền tảng cần thiết. Đối với vị trí cấp quản lý, yêu cầu kinh nghiệm thường từ 4-5 năm. Đối với nhân viên, hiểu biết và đam mê với công việc là yếu tố quan trọng.
Bộ phận Operation hoạt động tốt góp phần rất lớn vào sự thành công của một doanh nghiệp. Họ giúp công ty giám sát các hoạt động kinh doanh hàng ngày, xác định các sản phẩm/dịch vụ có tiềm năng phát triển, đảm bảo hoạt động sản xuất được thực hiện hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.