Mã vạch tờ khai hải quan đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu. Tra cứu mã vạch này giúp đơn giản hóa thủ tục hải quan, giảm thời gian thông quan. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tra cứu, lấy và in mã vạch tờ khai hải quan tại Việt Nam.
Mã vạch tờ khai
1. Mã Vạch Tờ Khai Hải Quan là gì?
1.1. Định Nghĩa Mã Vạch và Mã Vạch Tờ Khai
- Mã vạch (Barcode): Là một chuỗi các đường gạch đứt và không đứt, được sắp xếp theo quy tắc cụ thể để biểu diễn thông tin như mã sản phẩm, giá, và các thông tin sản phẩm khác, thường sử dụng mã số mặc định.
- Mã vạch tờ khai (Declaration Barcode): Là mã vạch được in trực tiếp trên tờ khai hải quan. Khi quét mã vạch này, toàn bộ thông tin liên quan đến hàng hóa vận chuyển tại cảng biển bằng container sẽ được hiển thị.
Mã vạch tờ khai thường dùng trong ngành xuất nhập khẩu để biểu diễn thông tin về hàng hóa và tài sản trong quá trình nhập khẩu và xuất khẩu. Nó chứa các thông tin như số lô hàng, ngày tháng sản xuất, số lượng, giá trị hàng hóa, và thông tin liên quan đến quá trình hải quan.
Sau khi kiểm tra, nếu hàng hóa trùng khớp với thông tin khai báo hải quan thì sẽ được thông quan khu vực giám sát. Việc sử dụng mã vạch giúp cho thời gian xử lý, giám sát container thông quan trở nên nhanh chóng.
1.2. Hệ Thống Quản Lý Tờ Khai (Declaration Management System)
Đây là một hệ thống phần mềm hoặc phần cứng được sử dụng để tạo, quản lý, và xác định thông tin về các tờ khai xuất nhập khẩu. Hệ thống này thường liên kết với hệ thống hải quan và hệ thống giao hàng để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra hiệu quả.
1.3. Chuẩn Mã Hóa (Encoding Standards)
Có nhiều loại chuẩn mã hóa để tạo mã vạch tờ khai, bao gồm chuẩn EAN/UPC, GS1, Code 128, và nhiều chuẩn khác. Mỗi loại chuẩn mã hóa có cách biểu diễn thông tin khác nhau và được sử dụng trong các ngành và ứng dụng khác nhau.
1.4. Ứng Dụng trong Bán Lẻ
Mã vạch tờ khai thường được sử dụng trong cửa hàng bán lẻ để quản lý hàng tồn kho, xác định giá sản phẩm, và theo dõi các thông tin sản phẩm. Các máy quét mã vạch được sử dụng để đọc mã vạch và truy xuất thông tin từ hệ thống quản lý tờ khai.
1.5. An Ninh và Bảo Mật
Mã vạch tờ khai có thể chứa các thông tin quan trọng về hàng hóa và giao dịch thương mại, vì vậy việc bảo vệ và quản lý mã vạch tờ khai là quan trọng để đảm bảo an toàn thông tin và ngăn chặn gian lận.
2. Hướng Dẫn Tra Cứu Mã Vạch Tờ Khai Hải Quan
Để Tra Cứu Mã Vạch Tờ Khai hải quan, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Truy cập trang web của Tổng cục Hải quan Việt Nam: http://www.customs.gov.vn/
- Bước 2: Tìm kiếm phần “Dịch vụ trực tuyến” hoặc “Tra cứu thông tin hải quan”.
- Bước 3: Trong danh sách các dịch vụ trực tuyến, tìm kiếm dịch vụ liên quan đến tra cứu mã vạch tờ khai hải quan hoặc thông tin liên quan đến hải quan.
- Bước 4: Cung cấp thông tin cần tra cứu, chẳng hạn như số tờ khai hải quan hoặc mã vạch. Nhập thông tin này và nhấn nút “Tra cứu”. Kết quả tra cứu sẽ hiển thị thông tin chi tiết về tờ khai hải quan hoặc hàng hóa tương ứng.
Lưu ý rằng quy trình cụ thể có thể khác nhau tùy theo quốc gia và cơ quan hải quan cụ thể. Để có thông tin chi tiết và chính xác, bạn nên kiểm tra trang web của Tổng cục Hải quan Việt Nam hoặc liên hệ với họ để được hỗ trợ.
Tra cứu mã vạch tờ khai
3. Cách Lấy và In Mã Vạch Hải Quan Chi Tiết
3.1. Thông Qua Hệ Thống Tổng Cục Hải Quan
3.1.1. Lấy Mã Vạch Tờ Khai Hải Quan Online
Để lấy và in mã vạch hải quan cần thực hiện 5 bước sau đây:
- Bước 1: Vào website của Tổng cục Hải quan để khai báo tờ khai điện tử. Tiếp theo vào phần “Khai báo Container” để khai báo bổ sung danh sách container.
- Bước 2: Cài đặt phần mềm hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS hoặc FPT.TQDT hoặc Ecus.
- Bước 3: Điền đầy đủ thông tin. Sau đó gửi đến website của Tổng cục Hải quan. Nhấn chọn “Nhận kết quả” chờ phản hồi “Được” hoặc “Không” từ cơ quan hải quan.
- Bước 4: Nếu bước 3 được thông qua, bạn ấn 2 lần vào nút “Nhận kết quả”. Lần 1 để lấy mã số tiếp nhận của hải quan. Sau khoảng 10 đến 15 phút sẽ nhận được số tờ khai hải quan. Sau đó tiếp tục chờ thêm 1 tiếng rồi lại chọn “Nhận kết quả”. Khi nhận được kết quả phân luồng: xanh, đỏ hoặc vàng bạn đến bước cuối cùng. In mã vạch hải quan và mang ra cảng làm thủ tục nhận hàng. Thủ tục tại cảng nhanh hay chậm sẽ dựa vào kết quả phân luồng mà bạn nhận được.
- Bước 5: Mang bản in mã vạch hải quan đến cảng sau đó lấy hàng.
Bạn mang bản in mã vạch tờ khai hải quan tới chi cục hải quan kèm theo hồ sơ giấy đã xác nhận đúng và đủ để thông quan và làm thủ tục lấy hàng tại cảng.
In mã vạch tờ khai
Nếu kết quả của bạn là luồng xanh, việc làm thủ tục lấy hàng sẽ diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Nhưng nếu kết quả bước 4 của bạn là luồng vàng thì sẽ phải chỉnh sửa hồ sơ. Nếu kết quả là luồng đỏ, sẽ vừa phải chỉnh giấy tờ, vừa phải kiểm tra hàng hóa thực tế.
3.1.2. In Mã Vạch Tờ Khai Hải Quan Khi Được Thông Quan
Để in mã vạch tờ khai bạn cần thực hiện 8 bước sau:
- Bước 1: Truy cập vào đường link để điền thông tin: Cổng thông tin Hải quan
- Bước 2: Bấm vào “In bảng kê phương tiện chứa hàng”
- Bước 3: Nhập mã số thuế doanh nghiệp
- Bước 4: Nhập vào số tờ khai
- Bước 5: Nhập vào mã số của cơ quan hải quan
- Bước 6: Nhập ngày khai tờ khai
- Bước 7: Bấm vào “Lấy thông tin”
- Bước 8: Chọn mã vạch cần in, lưu và mang đi in để làm thủ tục lấy hàng.
3.2. Thông Qua Phần Mềm Ecus
Đây là cách lấy mã vạch thường được sử dụng nhiều nhất. Cách lấy mã vạch khá đơn giản và cho thông tin chính xác. Bạn cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Đăng nhập thông tin vào phần mềm ECUS5
- Bước 2: Mở tờ khai Hải quan cần lấy mã vạch
- Bước 3: Chọn Tab 5 (tab kết quả xử lý tờ khai)
- Bước 4: Chọn lấy danh sách Container
- Bước 5: Chọn ghi/ok
- Bước 6: Chọn vào lấy thông tin/ nhập mã PIN Token Chữ ký số/ Đăng nhập/ Yes.
- Bước 7: Chọn XNK/ đóng/ XNK/ đóng.
- Bước 8: In TK (xuất ra file Excel) và hoàn thành.
Lấy thông tin phản hồi đến khi có kết quả, nếu kết quả trả về chưa có thông tin phản hồi, có nghĩa là hàng hóa của bạn chưa được thông quan. Nếu trả về là mã vạch thì bạn chọn mục in tờ khai để in mã vạch.
Mã vạch tờ khai qua phần mềm Ecus
4. Kết Luận
Mã vạch tờ khai là công cụ quan trọng trong quản lý thông tin hàng hóa và tài sản, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm rõ cách tra cứu, lấy và in mã vạch tờ khai hải quan cho hàng hóa của mình.